秘書の仕事って?!知っておきたい基礎知識3選!

秘書の仕事内容とは?

秘書は、上司の業務をサポートし、上司が業務に専念できるように陰ながら支える仕事です。具体的には上司のスケジューリングを行います。スケジュールを管理することで、上司は効率よく行動することができるでしょう。また、上司へのメールや電話の対応、来客者の対応を行います。来客者へお茶出しをする際には同席し、書類の提示や、求められる情報の提示などを、上司に代わり行います。また、出張をしなければいけない場合の、交通や宿泊の手配なども行います。上司にとって、なくてはならない存在と言えるでしょう。

秘書になると身につく能力とは?!

秘書の仕事内容は、とても幅広いので、様々なスキルが身につくと言えるでしょう。まず、秘書になるとスケジューリングや書類の作成などを行うため、情報処理能力が高まります。電話やメール、来客者の対応ではコミュニケーション能力も高まりますし、ビジネスマナーも身についていくでしょう。また、常に上司の動きを把握し、先々のことを考え、より業務を行いやすい状況を作るので、物事の筋書きを立て考えられる力や気配りが、自然と身についていきます。

秘書になる際に便利な資格とは?!

資格がなければ秘書になれないという訳ではありません。しかし、基本的なマナーがあり、業務が行えるというアピールになるでしょう。持っておくと良いとされている資格は、秘書技能検定の1級から3級、ビジネス実務マナーの1級から3級、実用マナー検定などです。また、業務内容によっては、海外とのコミュニケーションが必要な場合もあります。英語能力もあると、より採用されやすいでしょう。出来ると口頭で伝えるだけではなく、スキルを証明できる検定や資格を取得しておくと良いです。

秘書の派遣を検討している方は、雇いたい秘書の経験を確認して下さい。秘書と一口に言っても、スケジュール管理なのか、経理業務なのか様々あります。必要なスキルを決めた上で採用を行って下さい。